Chèn vào thẻ Các bước cần thiết để tổ chức sự kiện quận 3 chuyên nghiệp

Các bước cần thiết để tổ chức sự kiện quận 3 chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện khai trương công ty

Muốn tổ chức sự kiện quận 3 thành công thì sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo các bước nhất định. Vậy các bước tổ chức sự kiện đó gồm những bước nào? Hãy tìm hiểu cùng Dịch vụ Truyền Thông Thành Phố nhé.

Tổ chức sự kiện khai trương công ty
Tổ chức sự kiện khai trương công ty

1. Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:

  • Chủ đề chính của chương trình
  • Mục tiêu tổ chức
  • Thông điệp của sự kiện
  • Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
  • Thời gian tổ chức
  • Ngân sách dự kiến
  • Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

2. Lên ý tưởng chủ đề

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng.Đối với người tổ chức sự kiện, họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Nên ý tưởng chủ đề tổ chức sự kiện quận 3
Nên ý tưởng chủ đề tổ chức sự kiện quận 3

3. Thiết kế sự kiện

Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

  • Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
  • Xác định thời gian tổ chức
  • Xác định chủ đề chương trình
  • Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
  • Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác

4. Lập kế hoạch tổ chức sụ kiện quân 3

Kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

  • Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
  • Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
  • Phương thức vận chuyển: ô tô
  • Ngân sách sự kiến
  • Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

5. Thực hiện kế hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

Thực hiện tổ chức sự kiện quận 3
Thực hiện tổ chức sự kiện quận 3

6. Tiến hành thực hiện tổ chức sự kiện quận 3

Trước sự kiện:

  • Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
  • Khảo sát địa điểm.
  • Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)
  • Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
  • Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
  • Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
  • Dàn dựng – lắp đặt.
  • Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
  • Tổng duyệt chương trình…

Trong sự kiện

Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện

  • Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.
  • Trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp.

7. Kết thúc sự kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

Tổ chức sự kiện quận 3 diễn ra thành coonng tốt đẹp
Tổ chức sự kiện quận 3 diễn ra thành công tốt đẹp

Mong rằng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện quận 3 vô cùng hot trong thời gian gần đây. Dịch vụ Truyền Thông Thành Phố chúc bạn sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ !

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Công ty Dịch Vụ Truyền Thông Thành Phố
Xưởng In Thành Phố
Địa chỉ: 
240 đường 3 Tháng 2, Phường 12, Quận 10, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 089.6633.323

Email: xuonginthanhpho@gmail.com

Bài viết liên quan

  • Tổ chức sự kiện cho công ty ra mắt sản phẩm mới

    Ý nghĩa và vai trò của tổ chức sự kiện quận 5

    Tổ chức sự kiện quận 5 là việc thực hiện lên kế hoạch và triển khai các hoạt động ở đa dạng lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục… nhằm mục đích thu hút sự chú ý và truyền tải một thông điệp nhất định […]

  • Tổ chức event do Truyền thông thành phố tổ chức

    Xin giấy phép quảng cáo giá rẻ điều bạn cần biết.

    Quảng cáo ngày càng trở nên sôi động và đa dạng với rất nhiều hình thức. Tuy nhiên không phải hình thức quảng cáo nào cũng cần phải xin giấy phép quảng cáo giá rẻ. Bài viết này của Dịch vụ Truyền Thông Thành Phố chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được hình thức […]

  • Thi công backdrop sự kiện tại tp HCM

    Thi công backdrop tphcm giá rẻ, uy tín, chất lượng

    Bạn muốn thi công backdrop tphcm cho 1 sự kiện, hội nghị, tiệc tất niên, gian hàng hội chợ, triển lãm, khai trương cửa hàng, đám cưới, sinh nhật, ra mắt sản phẩm mới,… Bạn cần tìm đơn vị thi công backdop chuyên nghiệp và giá rẻ tại tphcm. Dưới đây hãy cùng Công Ty […]

  • Thi công backdrop giá rẻ – Thiết kế in ấn backdrop chuyên nghiệp

    Thi công backdrop giá rẻ, nhận thiết kế In ấn khung nền sân khấu Sự kiện, backdrop mang đến thông điệp trực tiếp cho người tham gia các hoạt động sự kiện. Việc lựa chọn một công ty uy tín, thi công backdrop chất lượng sẽ làm nổi bật lên hình ảnh mang nội dung […]

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *